Veřejná on-line docházka na úřadech porušuje práva zaměstnanců, řekl ÚOOÚ

Ukázka stavu docházky MÚ Turnov 10. 7. 2018 v 11:50. zdroj: https://www.turnov.cz

Přítomnost úředníka v úřadu zveřejnění jeho docházkové evidence on-line nezaručuje, vyřízení záležitosti občana rovněž ne. Divák, který sleduje on-line, kdo jmenovitě je nebo není přítomen na pracovišti úřadu, se ze zveřejněných seznamů nedozví nic o důvodech nepřítomnosti lidí. Praktiku městských úřadů odsoudil Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), na jeho nález upozornil server Česká justice.

Situací zaměstnanců městských úřadů , jejichž docházka z elektronické evidence je vysílána on-line neurčitému okruhu  diváků na internetu, se zabýval Úřad pro ochranu osobních údajů na základě podnětu. „Úřad se v návaznosti na podnět, který obdržel, zabýval postupem města, které na svých webových stránkách zveřejňuje informace o přítomnosti zaměstnanců městského úřadu na pracovišti. To vše s odkazem na zajištění transparentnosti činnosti města a dostupnosti služeb občanům. V tomto konkrétním případě je vedle standardních informací o úředních hodinách a úředních osobách na webu zveřejněn jmenný seznam zaměstnanců městského úřadu s ukazatelem přítomnosti každé jednotlivé osoby na pracovišti (barevně je odlišeno, kdo je přítomen a kdo není) na základě informací automaticky přebíraných z docházkového systému,“ informuje o šetření ÚOOÚ.

Úspěšný byl hned první pokus zjistit, která města tuto praktiku provozují. Zaměstnance, kteří se právě nacházejí nebo nenacházejí na pracovišti v úřadě lze jednoduše vygooglit. Hned napoprvé se objeví elektronický docházkový systém města Turnov a systém města Semily.

Sledujte on-line, kde jsou úředníci v Semilech

Město Turnov se nijak netají tím, že on line vysílá veřejně evidenci docházky. K tomu úřad upozorňuje: „Krátkodobé nepřítomnosti (porady, sjednané schůzky, místní šetření, pochůzky v rámci úřadu a jeho budov, města) nejsou v přehledu zohledněny.“
Pak ale takový systém neplní deklarovaný účel. Přítomnost zaměstnance v úřadě pro občana  není definitivně jistá a jeho nepřítomnost není zdůvodněná.

Další město, které provozuje tuto praktiku, je město Semily. Jde o nekomentovaný jmenovitý seznam úředníků, kteří jsou právě přítomni a kteří přítomni nejsou. Data se aktualizují po deseti minutách. Divák tak může sledovat takřka on-line, kdo je v místě pracoviště a kdo tam není, kdo odešel a kdo přišel.

Divák jen zjišťuje, kdo je a kdo není na místě

Podle Úřadu pro ochranu osobních dat je nepochybnou povinností obce zajistit výkon zákonem svěřené agendy v úředních hodinách, které obec stanoví. „Takto stanovený účel – informování veřejnosti o dostupnosti služeb – však lze primárně naplnit i bez zpracování osobních údajů z docházkových a personálních systémů, tedy bez zásahu do práva na ochranu soukromí zaměstnanců obce,“ uvádí ve zprávě k tomuto jevu ÚOOÚ.

Zveřejnění informace o přítomnosti zaměstnance navíc nevede k vyšší informovanosti veřejnosti, upozorňuje Úřad pro ochranu osobních údajů:  „Občan z uvedeného pouze zjistí, že konkrétní zaměstnanec je v danou chvíli přítomen v zaměstnání. Systém ovšem nezaručuje přítomnost zaměstnance po celou pracovní dobu, resp. po dobu úředních hodin, kdy se občané na úřad obracejí.“

Jde o zásah do života a soukromí lidí

Poté ÚOOÚ k podnětu uzavírá: „Na základě výše uvedeného zjištění je pak dle Úřadu opodstatněný závěr, že předmětné zpracování osobních údajů představuje nedůvodný zásah do práv subjektů údajů (zaměstnanců) na ochranu jejich osobního a soukromého života a není proto v souladu se základními zásadami vyjádřenými v čl. 5 obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Informace o tom, že určitý zaměstnanec je či není právě v zaměstnání, nepochybně spadá do sféry osobního života tohoto zaměstnance. Zveřejnění této informace (nadto neomezenému okruhu příjemců) je pak nutno vždy zvážit a zdůvodnit nezbytnost takového kroku ve vztahu ke sledovanému účelu.“

Podle ÚOOÚ není zveřejňování přítomnosti lidí v práci vhodné ani s jejich souhlasem kvůli nerovnému postavení zaměstnavatele a zaměstnance, když souhlas zaměstnance v tomto vztahu není svobodný.

Proč nezavedou formuláře?

Podle závěru Úřadu pro ochranu osobních údajů jde rovněž o neschopnost předmětných městských úřadů řešit situaci jinak: „Závěrem lze shrnout, že k zajištění výkonu veřejné správy a informování občanů o svých úředních agendách, disponuje obec řadou administrativních a informačních nástrojů, od zveřejnění statických informací o úředních hodinách a pracovních kontaktech až po automatizovaná zpracování objednávkových a dotazových formulářů. Automatické přebírání a zveřejnění osobních údajů z docházkového systému zaměstnanců však mezi takové nástroje s ohledem na právo na ochranu soukromí a ochranu osobních údajů nepatří,“ uzavírá Úřad pro ochranu osobních údajů.

Irena Válová, Česká justice